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Almeida

( 2020 ), em relação ao atendimento telefônico, destaca o “como agir” e “o que evitar” no uso dessa técnica secretarial. Nesse sentido, considere uma situação hipotética em que alguém telefona para Carlos Junqueira, chefe de um órgão municipal, mas ele não está presente. Portanto, quem atende o telefone pode utilizar frases como as seguintes, EXCETO:

A “Quem gostaria de falar com o senhor Carlos Junqueira?”.
B “Ele saiu para tomar um café”.
C “Por favor, qual o nome da sua empresa?”.
D “O senhor Carlos Junqueira está em uma reunião externa. Poderia deixar um recado?”.

Uma boa postura profissional exige que se tenha um comportamento adequado no ambiente de trabalho, sendo um profissional justo, correto e que respeita todos a sua volta. Para que isso seja possível, algumas regras são imprescindíveis na sua rotina. Analise as alternativas e assinale a correta.

A Integridade é expressar os próprios valores, atitudes e opiniões.
B Personalidade é demonstrar, pelo que faz e diz, que se é uma pessoa honesta, confiável e fidedigna.
C Modos são padrões de comportamento que indicam à pessoa com a qual o profissional está lidando se ela pode confiar que ele agirá de maneira correta e razoável.
D Tato pelos outros é o princípio fundamental por trás de todos os bons modos no trabalho.

O comportamento ético empresarial é um elemento que requer, muitas vezes, conhecimento sobre o assunto “ética”. Assinale a alternativa correta sobre os pontos de discussão do comportamento ético no contexto empresarial.

A Nível social, nível profissional, nível familiar e nível facultativo.
B Nível social, nível escolar, nível de política governamental e nível religioso.
C Nível social, nível dos stakeholders, nível escolar e nível paternal ou maternal.
D Nível social, nível da política da empresa, nível familiar e nível de escolaridade.
E Nível social, nível do stakeholders, nível da política interna da empresa e nível individual.

O cliente é visto como um protagonista nas relações comerciais e o profissional de secretariado, muitas vezes, é quem faz o primeiro atendimento e mantém contato direto com os clientes internos e externos. A esse respeito, assinale a correta.

A As expressões faciais e corporais demandam cuidado no ato de um atendimento, entretanto não interferem na comunicação e na qualidade deste.
B O tom de voz pode denunciar questões como um estado de estresse, entretanto, nas relações cliente/instituição, esse é um fator que possui valor anódino.
C Em situações de atendimento, muitas vezes, o cuidado sobre como algo é dito é mais importante do que aquilo que será falado.
D A identificação do perfil do cliente e/ ou das suas necessidades ao procurar a organização é uma ação supérflua. O importante no atendimento é prezar por aspectos de lucratividade empresarial.
E Para que um atendimento de excelência seja concretizado, aspectos comunicacionais são essenciais, já aspectos de acessibilidade de informações e locomoção não interferem na satisfação do cliente.
Texto associado
A execução do trabalho de forma eficaz depende, também, das ferramentas de trabalho. Sobre esse assunto, julgue, como VERDADEIRO ou FALSO, os itens a seguir.

O cronograma é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que auxilia o trabalho de diversos profissionais e deve ser utilizado para o trabalho de secretaria executiva. Para ser funcional, deve ser elaborado com detalhamento de atividades e prazos para execução.

C Certo
E Errado
Texto associado
A organização do trabalho e a autogestão da carreira são características intrínsecas aos profissionais de secretaria executiva do Século XXI. Em relação à rotina do trabalho e à gestão de carreira, julgue, como VERDADEIRO ou FALSO, os itens a seguir.

É importante ter uma visão adequada a respeito do trânsito de pessoas, ter o cuidado de posicionar adequadamente o computador, o telefone e o armário com suprimentos, a fim de preservação das informações confidenciais e realização das tarefas com eficácia.

C Certo
E Errado

Taquigrafia é outra modalidade de escrita da palavra. Todo método de taquigrafia é elaborado seguindo a fonética do idioma. Como tal, ele é organizado observando a frequência das letras na formação das palavras, porcentagem dos sinais na formação de um taquigrama – para escolha dos sinais, peculiaridades do idioma. Os sinais representam o “som” das letras do alfabeto . Como temos letras que identificam as consoantes e as vogais, o mesmo ocorre com os sinais. Isto é: sinais representativos para as consoantes e para as vogais. Existem regras para o traçado e leitura dos sinais. Leia as afirmativas sobre o método Leite Alves.

I. No método Leite Alves, temos: os sinais finos ou simples, e sinais grossos. Os sinais finos representam as consoantes e vogais; e um sinal grosso identifica a união de duas sílabas em um único sinal. Existem regras para o traçado e leitura dos sinais.
II. Quanto ao formato, os sinais são: retos ou curvos. É preciso conhecer o traçado dos sinais, onde eles começam e terminam, para traçar-se a correta ligação entre os mesmos, permitindo rápido traçado e fácil leitura.
III. No método Leite Alves a presença das vogais “a” e “o”, quando intercaladas com sinais de consoantes, ajudam no traçado dos sinais para que seja neutralizada ou anulada a formação de ‛‛ânguIo”. Por essa razão, foram escolhidos sinais de fácil traçado para representar essas vogais – um círculo.

Pode-se afirmar que:

A somente I está correta.
B somente II está correta.
C somente III está correta.
D há somente duas afirmativas corretas.
E todas estão corretas.

O profissional de secretariado também pode valer-se do marketing pessoal para ser valorizado na organização. Um determinado profissional, por exemplo, além de cuidar de suas atividades secretariais de forma exemplar, é bem informado, lê dois jornais por dia, e dedica parte de seu tempo fora do ambiente de trabalho à leitura de clássicos da literatura.

Essa característica está associada a qual componente de marketing pessoal?

A dinâmica de vida
B marca de caráter
C marca de personalidade
D visibilidade e disponibilidade
E conhecimentos e habilidades gerais

O feedback é uma mensagem clara e objetiva que avalia comportamentos e suas implicações. Ele pode servir como reforço a comportamentos preferidos ou como estímulo à mudança de comportamentos inadequados. Assim, ao oferecer um feedback, o profissional deve colocar-se no lugar do receptor, para que possa supor a compreensão do fato pela ótica do outro.

A capacidade de colocar-se na posição de outra pessoa está relacionada ao conceito de

A apatia
B empatia
C simpatia
D harmonia
E sinergia

Para a Secretária, relações humanas definem-se geralmente como a capacidade de se relacionar positivamente com as outras pessoas com quem trabalha, o que é, evidentemente, indispensável para o bom desempenho profissional. Na empresa, busca esse comportamento quem

A promove um fluxo de trabalho uniforme e harmonioso, que busca destacar o seu trabalho com hesitação.
B não se envolve em discussões de aspecto pessoal, excluindo expressões tais como “eu acho que”, “na minha opinião”, “perdão, mas posso estar errado”, “creio que só eu entendo”.
C sabe ouvir tão bem quanto falar e impõe as suas ideias com presunção.
D promove o trabalho harmonioso com os colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie.
E é conivente com todas as atitudes dos colegas de trabalho.