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Questões de Arquivologia da IDECAN

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Sobre os arquivos correntes, assinale a alternativa correta.

A Referem-se a documentos de valor permanente que já foram totalmente analisados.
B Correspondem a documentos em uso frequente que se encontram nos setores que os produziram.
C São compostos apenas por documentos eletrônicos de difícil acesso.
D São documentos armazenados em instituições de guarda definitiva, como museus.
E Contêm apenas documentos com valor histórico e não administrativo.

No contexto da gestão documental, marque a alternativa que corretamente caracteriza a Tabela de Temporalidade, apresentando sua principal função.

A Define prazos de guarda e a destinação final dos documentos, seja eliminação ou preservação.
B Indica o tipo de papel ideal para armazenamento de documentos confidenciais.
C É um catálogo de documentos históricos utilizados em exposições culturais.
D Lista os arquivos digitalizados e fornece um índice para busca automatizada.
E Serve exclusivamente para controlar o uso de documentos sigilosos em setores públicos.

De acordo com as diretrizes do CONARQ, assinale a principal finalidade da digitalização de documentos arquivísticos.

A Substituir todos os documentos físicos por digitais, independentemente de sua natureza.
B Eliminar a necessidade de gestão documental.
C Reduzir custos de armazenamento, independentemente da integridade dos documentos.
D Facilitar o acesso à informação, preservar os documentos originais e garantir a autenticidade dos documentos digitais.
E Permitir a modificação dos documentos conforme a necessidade da instituição.

A Arquivologia deve ser tratada como uma importante ciência e disciplina, que tem como objetivo o gerenciamento de todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de

A critérios determinados, em leis específicas, que devem ser aplicados, de forma padronizada, no arquivamento de todos os tipos de documentos, sejam eles de procedência pública ou privada, desde que em formatos aceitáveis legalmente.
B normas técnicas e práticas diversas, com o intuito exclusivo de guarda de documentos de real importância para a vida de organizações públicas ou privadas, determinadas em lei ou regulamentos internos dos órgãos.
C princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, de coleta, de análise, de identificação, de organização, de processamento, de desenvolvimento, de utilização, de publicação, de fornecimento, de circulação, de armazenamento e de recuperação de informações.
D princípios administrativos e legais, atribuídos pelas administrações municipais, a quem cabe a regulamentação específica de gerenciamento da informação.
E conhecimentos exclusivamente científicos específicos na área documental, tendo como embasamento os estudos acadêmicos sobre comunicação e informação, em esfera física e digital.

Os conceitos fundamentais da Arquivologia correspondem a um conjunto de operações que visam controlar os documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo assim, o acesso à informação. Nesse sentido, esse enunciado define a/o

A Remessa.
B Protocolo.
C Juntada.
D Apensamento.
E Despacho.

A Arquivologia apresenta metodologias capazes de auxiliar as organizações em questões informacionais. Dessa forma, para que o arquivista inicie seu trabalho de organização, ele precisa levantar inúmeras informações, utilizando o diagnóstico de arquivo. Sobre esse tema, assinale a alternativa correta.

A O único objetivo dos diagnósticos aplicados deve ser a detecção de problemas relativos ao estado físico da documentação, não os problemas informacionais existentes.
B Há um consenso sobre os diagnósticos na área. Ademais, uma única terminologia é adotada para o diagnóstico de arquivo: diagnóstico arquivístico.
C O diagnóstico de arquivo integra o processo de Gestão Documental e deve fornecer informações sobre funções, atividades, fluxo informacional e documental da organização, excetuando-se aqui, informações sobre o acervo.
D Buscar teorias, metodologias, procedimentos em áreas afins e adaptá-las à realidade arquivística não contribui para o desenvolvimento da própria Arquivologia e, consequentemente, não ajuda a desenvolver as atividades do arquivista.
E O diagnóstico de arquivo, com seu conjunto de atividades técnicas, buscando identificar os problemas informacionais e do acervo documental da organização, dará base à Gestão Documental que se realizará com criticidade, investigando informações além das características físicas do arquivo.

Trata-se do conjunto de medidas que tem por objetivo maior a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. Nesse sentido, o enunciado define a

A Conservação.
B Restauração.
C Preservação.
D Catalogação.
E Indexação.

É voz corrente no disciplinamento da arquivologia, que a avaliação de documentos se refira a um processo de análise e de seleção de documentos. Dessa maneira, precisa objetivar o estabelecimento de prazos para sua guarda nas fases corrente, intermediária e destinação final, ou seja, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Nesse aspecto, essa avaliação é composta pela

A análise multidisciplinar que permite a identificação dos valores dos documentos e contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos, para a agilidade e a eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.
B análise singular, realizada a partir da determinação dos valores informacionais consagrados pela organização, bem como das determinações advindas da direção ou da presidência da organização.
C análise individualizada a ser realizada por cada repartição da organização, tendo como realizador da análise a chefia imediata do setor a que se refere a informação.
D análise multifatorial que busca identificar o grau de importância de cada documento, contribuindo para a racionalização das operações informacionais e documentais da organização.
E análise técnica e legal, que tem o objetivo de classificar o processo documental sob o aspecto da legalidade e representatividade, com base nos fluxos informacionais da organização, gerando assim credibilidade e previsibilidade da guarda ou do descarte documental.

Os arquivos permanentes são o conjunto de documentos custodiados, em caráter definitivo, em função do seu valor secundário. Valor secundário, nesse contexto, refere-se à

A atribuição de valor de menor importância, ou importância secundária, de documentos que devem ser custodiados de forma permanente apenas por força de lei.
B atribuição de classificação temporal, sendo pertinente a documentos que estão a menos tempos na espera por serem deslocados ao arquivo permanente.
C obrigatoriedade da utilização dos documentos para fiel cumprimento dos fins a que foram criados e objetivados. Essa obrigação decorre de força de instrumento normativo legal, seja de aplicação das organizações públicas ou privadas.
D possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e de informação para terceiros e para a própria administração.
E facultatividade de uso dos documentos como fonte secundária de informação, ou seja, como informação complementar às informações principais.